El desafío inicial
Se requería una producción capaz de responder a las necesidades de un evento de alto nivel, con asistentes presenciales y virtuales, múltiples espacios de trabajo, agenda académica y una puesta en escena alineada con la imagen institucional ALC-UE.
Desde la etapa de planeación, nuestro objetivo fue garantizar una experiencia fluida para todos los públicos: invitados especiales, conferencistas, asistentes, medios de comunicación y equipos organizadores.
Nuestra solución
Desarrollamos una producción integral que cubrió cada etapa del evento: desde la visita técnica y la revisión de espacios, hasta el montaje, la operación en vivo y el acompañamiento minuto a minuto durante la agenda.
Nuestro equipo trabajó en la creación y ajuste de artes, diseño de producción, planes de contingencia, logística de ingreso, validación de bases de datos, entrega de escarapelas, desarrollo de agenda, coordinación técnica y producción de contenidos para los diferentes espacios del evento.
Antes del evento realizamos una planeación detallada para asegurar que cada elemento estuviera alineado con los objetivos del foro. Esto incluyó visitas técnicas, revisión del diseño para producción, definición de necesidades técnicas, creación de artes, logística de montaje, planes de contingencia y esquema de seguridad.
Durante el evento, nuestro equipo acompañó el ingreso de asistentes, la entrega de acreditaciones, el desarrollo de la agenda minuto a minuto, la operación técnica de salones, la producción escenográfica y el show de cierre.
Producción técnica para eventos híbridos
Implementamos una solución técnica pensada para garantizar calidad visual, sonora y operativa en todos los espacios del evento. El salón principal contó con pantalla LED curva de gran formato, sonido profesional, micrófonos, atril con pantalla, mobiliario para panel, tarima, iluminación perimetral y soporte técnico permanente.
Además, los salones alternos fueron equipados con pantallas LED, puntos fijos, consolas de sonido, micrófonos, mobiliario para panel y sistema de traducción, permitiendo que cada sesión se desarrollara con claridad, orden y continuidad.
Escenografía y puesta en escena
Creamos una puesta en escena sobria, institucional y de alto impacto visual. El escenario principal integró una pantalla curva de 10 x 4 metros, cortina negra de fondo, tarima cubierta en negro, impresión frontal de escenario, pendones colgantes, iluminación perimetral y atril con pantalla.
Cada elemento fue diseñado para reforzar la identidad visual del evento y generar una experiencia profesional para asistentes, panelistas y audiencias virtuales.
Salones y espacios de trabajo
El evento incluyó diferentes espacios diseñados para sesiones plenarias, paneles y encuentros académicos.
Salón Principal: espacio central del foro, equipado con pantalla LED de 10 x 4 metros, sonido profesional, micrófonos, mobiliario para panel, atril con pantalla e iluminación perimetral.
Salón Kiosko: espacio para 70 personas, con pantalla LED de 2 x 1.5 metros, punto fijo, sonido, micrófonos, mobiliario para panel y sistema de traducción.
Salón Masinga: espacio para 100 personas, con pantalla LED de 4 x 3 metros, punto fijo, sonido, micrófonos, mobiliario para panel y sistema de traducción.
Salón Lago: espacio para 100 personas, equipado con pantalla LED de 4 x 3 metros, punto fijo, sonido, micrófonos, mobiliario para panel y sistema de traducción.
Registro, acreditación y merchandising
Para fortalecer la experiencia de los asistentes desde el primer punto de contacto, desarrollamos elementos de registro y merchandising personalizados con la identidad del evento.
Los participantes recibieron escarapelas con su nombre impreso, diseñadas para facilitar la acreditación y el reconocimiento dentro del foro. También se contemplaron opciones sostenibles, como escarapelas en cartón con semilla en su interior, que podían ser plantadas después del evento.
Durante la jornada, los asistentes recibieron agenda y bolígrafo personalizados con el logo del evento, reforzando la recordación de marca y la utilidad de los materiales entregados.
Resultados e impacto
El Foro de Sociedad Civil ALC-UE se desarrolló como una experiencia integral, organizada y visualmente coherente, capaz de conectar a participantes presenciales y virtuales en torno al diálogo institucional y la colaboración internacional.
La producción permitió articular múltiples espacios, necesidades técnicas, elementos de marca y momentos de interacción, manteniendo una operación fluida durante todo el evento.
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Co-Founder & Chief Executive Officer Palletized eHub
